Tävlingslicensen via Tjing
Bakgrund
En genomlysning av IdrottOnline inleddes under hösten 2021 med målet att optimera systemet för att skapa största möjliga medlemsnytta och erbjuda funktioner i linje med RF/SISU:s digitala strategi.
Baserat på användardata och en kompletterande enkät som skickades till specialidrottsförbund hösten 2021 togs beslut om att följande tre funktioner med låg medlemsnytta, och som ligger utanför RF:s kärnuppdrag, fasas ut:
Hemsidor via IdrottOnline stängdes ner den 31 december 2022.
Licensmodulen och avgiftsmodulen fasas ut den 31 december 2023.
Utfasningen sker till förmån för en effektivare förvaltning vilket även frigör resurser till satsningsområden, såsom vidareutveckling av övriga applikationer i IdrottOnline samt nya integrationsmöjligheter som stödjer idrottsrörelsens behov av datadelning.
Svenska Discgolfförbundet valde i och med detta att ge Tjing uppdraget att ta fram licenshantering för discgolf som ska vara klar och aktiv senast till säsongstarten 2024.
Ni kan läsa hela artikeln här:
https://www.rf.se/rf-arbetar-med/digitalisering/genomlysning-av-idrottonline
Vad händer nu?
Vi närmar oss 2024 och Tjing börjar bli klara med grunden för att börja hantera licenserna. Nu är det dags att presentera upplägget och se till att testa systemet ordentligt innan det går live vid årsskiftet.
Hur kommer det gå till i stora drag?
Föreningen kommer att behöva skapa en Club i Tjing. Detta är gratis och i denna Club finns möjligheter att skapa både en lättare hemsida och enklare anslagstavla för medlemmar.
Föreningarna kommer sedan via Tjing ansöka om att få bli anknutna till Svenska Discgolfförbundet (nedan SDGF) som också kommer att finnas på Tjing i form av en Association.
Här är det viktigt att ni som förening redan innan gjort grundarbetet och är en del av SDGF, vi kommer att stämma av med ansökningar som tidigare och man måste fortfarande göra grundjobbet med att via årsmöte besluta att bli en del av SDGF. Det är därför viktigt att föreningen heter samma som ert juridiska namn och att det finns admin att få tag i för att stämma av att allt är i sin ordning.Läs mer här om hur ni startar en förening och blir anknutna till SDGF här:
https://www.svenskdiscgolf.se/foreningar/starta-forening/
Det kommer med andra ord inte finnas någon snabbväg in för nya föreningar, utan allt administrativt gällande vilka tillhörigheter en förening har går precis samma väg som innan.
När föreningen skapat en Club kan admin ställa in olika medlemstyper innan ni släpper in medlemmar. Om ni redan idag använder er av olika nivåer som exempelvis Senior, Junior och kanske Stödmedlem kan ni lägga in dessa olika nivåer i er Club. Så medlemmarna hamnar på rätt plats på en gång när dom ansöker om att gå med er Club. Om ni har alla medlemmar i en medlemstyp och vill dela upp dom kan ni lägga till fler nivåer i efterhand och manuellt flytta medlemmarna mellan typerna.
Admin behöver sedan definiera vilka av medlemstyperna som är “fullvärdiga” medlemmar, dvs vilka som ska kunna representera föreningen på tävlingar och ansöka om licens. Admin gör detta genom att se till att “This tier can be used to represent your club at competitions” är ibockad på dom typerna.
Istället för att admin ska logga in på IdrottOnline och klicka i licensen manuellt kommer jobbet nu bli att se till att medlemmarna i din Club har rätt medlemstyp och att ni är anknutna till SDGF. Sedan är det upp till medlemmarna själva att ansöka om licensen via SDGF’s Association sida.
Vi kommer under 2024 kräva att licensen är tecknad och betald vid anmälan till tävlingen. Det är licenskrav på förbundets tävlingar (SM-tävlingarna och SDGNT) samt på SDGPT.
På samma sätt som rating-stegen som vi använt av tidigare vid anmälan till tävlingarna känner av om du har rätt rating eller inte, kommer systemet att känna av om du har licensen eller inte. Om du har licensen redo kommer du, om din rating är rätt, kunna anmäla dig till tävlingen som vanligt. Om du däremot antingen saknar licens eller har för låg rating för ditt steg kommer ett felmeddelande att visas med information om vad du behöver göra för att kunna anmäla dig. Antingen vänta ett par dagar tills ditt steg öppnar eller skaffa licensen.
Hela den administrativa biten med att veckan innan behöva stämma av vilka som har licens och inte samt skrämma upp administratörer kvällen före tävling försvinner helt och vi kan säkerställa att alla tävlande har licens smidigt direkt i systemet.
Vad behöver jag som förening göra?
En av era administratörer behöver först skapa ett konto på Tjing, följ denna länk:
Administratören behöver sedan skapa en Club i Tjing, följ denna länk:
Döp den till samma namn som erat juridiska namn på föreningen.
Ansök om att få bli anknuten till SDGF.
Du gör detta via din Clubs Settings: Select association.
Om ni har flera nivåer av medlemskap i er förening, se till att rutan för “fullvärdiga” medlemmar är ibockad för dom som ska kunna tävla för er och kunna söka licens.
Be era medlemmar skapa ett konto på Tjing och ansöka om att få gå med i er Club.
Som spelare
Skaffa ett konto på Tjing, följ denna länk.
Ansök om att få gå med er Club.
Ni kan vara medlemmar i flera föreningar men det är via den ni markerat som “Main club” på er profil som ni söker licens via och som ni tävlar för.
Tidigare regler om karens vid byte av förening tillämpas fortfarande.
Klubbyte
Om spelaren inte har representerat någon klubb innevarande kalenderår och/eller tävlingslicens ej är betald kan klubbyte göras med omedelbar verkan.
Vid byte av klubb under säsong där spelaren har representerat en klubb gäller följande:
Från det datum tävlingslicensen är betald gäller 30 dagar innan bytet är officiellt och spelaren kan företräda den nya klubben. Spelaren får tävla under dessa dagar men tävlar då för sin tidigare klubb. Endast ETT klubbyte kan göras varje säsong (kalenderår).
LOK stöd
Om ni som admin behöver lägga in medlemmar i IdrottOnline av olika anledningar, kanske för att söka LOK-stöd eller liknande har Tjing förberett så att ni kan exportera medlemslistor från Tjing för att importera i IdrottOnline.
Dock kräver det viss handpåläggning då Tjing inte ber om dom 4 sista siffrorna i personnumret eller ber personer välja kön. IdrottOnline har som krav att minst kön fylls i för medlemmar. Så där behöver ni göra lite extrajobb innan listan med medlemmarna laddas upp. Lägga till ett M (Man) eller K (Kvinna) i kolumnen för kön innan ni laddar upp dokumentet.
För medlemmar som ni vill söka LOK-stöd för räcker det dessvärre inte med att lägga till kön i dokumentet utan ni måste dessutom se till att det är kompletta personnummer.
Pilotföreningar sökes
Vi behöver föreningar som är villiga att testa systemet och leta buggar och annat roligt innan vi går live. Skulle din förening vara intresserad av att hjälpa till med detta? Hör av er till hello@tjing.se
Så väljer dom ut ett gäng föreningar att starta testerna med. Först till kvarn för att vi ska komma igång så snart som möjligt.
Vi återkommer med mer information under hösten. Önska oss lycka till med testerna!
Svenska Discgolfförbundet och Tjing